Política de Privacidad

1. Principios.

La presente política se sustenta en los siguientes principios:

1. Licitud y lealtad. Los datos personales sólo pueden tratarse de manera lícita y leal. La Empresa debe acreditar la licitud del tratamiento de datos personales que realiza.
2. Finalidad. Los datos personales deben ser recolectados con fines específicos, explícitos y lícitos. El tratamiento de los datos personales debe limitarse al cumplimiento de estos fines.
3. Proporcionalidad. Los datos personales que se traten deben limitarse estrictamente a aquéllos que resulten necesarios, adecuados y pertinentes en relación con los fines del tratamiento. Los datos personales pueden ser conservados sólo por el período de tiempo que sea necesario para cumplir con los fines del tratamiento, luego de lo cual deben ser suprimidos o anonimizados, sin perjuicio de las excepciones que establezca la ley.
4. Calidad. Los datos personales deben ser exactos, completos, actuales y pertinentes en relación con su proveniencia y los fines del tratamiento.
5. Responsabilidad. Quienes realicen tratamiento de los datos personales serán legalmente responsables del cumplimiento de los principios contenidos en este artículo y de las obligaciones y deberes de conformidad a la ley.
6. Seguridad. En el tratamiento de los datos personales, es su calidad de responsable o encargado, la Empresa debe garantizar estándares adecuados de seguridad, protegiéndolos contra el tratamiento no autorizado o ilícito, y contra su pérdida, filtración, daño accidental o destrucción. Las medidas de seguridad deben ser apropiadas y acordes con el tratamiento que se vaya a efectuar y con la naturaleza de los datos.
7. Transparencia. Se debe entregar al titular toda la información que sea necesaria para el ejercicio de los derechos que le establece esta ley, incluyendo la Política de Privacidad que deberá encontrarse permanentemente accesibles y a disposición de cualquier interesado de manera precisa, clara, inequívoca y gratuita.
8. Confidencialidad. Todos quienes tengan acceso a los datos personales deberán guardar secreto o confidencialidad acerca de los mismos. Se establecerá controles y medidas adecuadas para preservar el secreto o confidencialidad. Este deber subsiste aún después de concluida la relación laboral o contractual.

2. Roles.

La Empresa actúa, según el sistema de información, en los siguientes roles:

1. Responsable de datos o responsable: persona jurídica, que decide acerca de los fines y medios del tratamiento de datos personales, con independencia de si los datos son tratados directamente por ella o a través de un tercero mandatario o encargado.
2. Tercero mandatario o encargado: persona jurídica que trata datos personales, por cuenta de un responsable de datos.

3. Derechos del titular de datos personales.

Todo titular de datos personales puede ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

1. Acceso: conocer qué datos personales tiene la Empresa, con qué finalidad los trata y a quién los ha comunicado.
2. Rectificación: exigir la corrección de datos inexactos, desactualizados o incompletos.
3. Cancelación o Supresión: solicitar la eliminación de datos que ya no sean necesarios o cuyo tratamiento no esté justificado.
4. Oposición o Bloqueo: oponerse al tratamiento de datos para fines específicos, como marketing directo o perfilamiento.
5. Portabilidad: recibir los datos en un formato estructurado y común para transferirlos a otro proveedor.

Todas las solicitudes de derechos por parte de un titular de datos serán atendidas:

1. Mediante solicitud del titular por medio de correo electrónico dirigido a dpd@hpoffice.cl
2. De forma gratuita y expedita.
3. Con un procedimiento interno que incluye: recepción, verificación de identidad, análisis y respuesta documentada.
4. Dentro de un plazo máximo de 30 días hábiles, plazo que podrá ser prorrogado, por una sola vez, hasta por treinta días corridos.

Se reconoce el derecho que le asiste al titular de datos de recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales, en caso de que la Empresa rechace o no responda oportunamente las solicitudes que le formule.

La Empresa, actuando en su Rol de Responsable de datos, garantizará el ejercicio pleno de los derechos de los titulares de datos personales.

La Empresa, actuando en su Rol de Tercero mandatario o encargado, ante una solicitud de ejercicio de derechos de un titular de datos personales, su proceder está regulado de la siguiente manera:

1. Debe registrar la solicitud en sus sistemas internos.
2. No puede resolverla no responderla directamente salvo que posea una autorización contractual expresa del Responsable de datos
3. Debe informar al Responsable de datos sin dilación, entregando copia íntegra de la solicitud.
4. Colaborar con el responsable para facilitar la respuesta, documentando las acciones de apoyo realizadas al Responsable de datos.

4. Delegado de Protección de Datos (DPD)

La Empresa designa como Delegado de Protección de Datos, a Héctor Raimundo Pincheira Maldonado, correo electrónico dpd@hpoffice.cl, quién tendrá autonomía suficiente para:

• Promover la cultura de protección de datos dentro de la Empresa.
• Supervisar el cumplimiento de la Ley N° 21.179 y de esta política.
• Asesorar en la implementación de medidas de seguridad y evaluaciones de impacto.
• Actuar como canal de comunicación con la Agencia de Protección de Datos Personales y con los titulares de datos.

5. Modelo de Prevención de Infracciones (MPI).

La Empresa ha adoptado un Modelo de Prevención de Infracciones para generar políticas, protocolos, procedimientos y medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger las bases de datos personales que administra.

6. Tratamiento de datos personales.

6.1. Categoría y tipos de datos personales

La Empresa trata los siguientes tipos de datos personales:

• Identificación
• Contacto
• Laborales
• Previsionales y de Seguridad Social
• Seguridad y Salud Ocupacional

6.2. Universo de personas que comprenden sus bases de datos

Los datos personales que se tratan corresponden a trabajadores de empresas contratistas y subcontratistas que, bajo la Ley N° 20.123, prestan servicios a empresas principales.

6.3. Fuente de datos

Los datos personales son proporcionados por las empresas contratistas y subcontratistas que prestan servicios a las empresas principales.

6.4. Comunicación de datos.

Los datos son eventualmente comunicados a terceros cuando el tratamiento de datos sea necesario para la formulación, ejercicio o defensa de un derecho ante los tribunales de justicia u organismos públicos como la Dirección del Trabajo y la Superintendencia de Seguridad Social.

6.5. Finalidad de tratamiento.

Los datos personales serán tratados exclusivamente para el control de cumplimiento de las responsabilidades de las empresas contratistas y subcontratistas que prestan servicios a la Empresa bajo el siguiente marco legal que establece su base de legitimidad:

• Ley 20.123 (Regula trabajo en régimen de subcontratación, el funcionamiento de las empresas de servicios transitorios y el contrato de trabajo de servicios transitorios)
• Los artículos 183-C y 183-D del Código del Trabajo.
• Ley 16.744 (Establece normas sobre accidentes del trabajo y enfermedades profesionales).
• Decreto Supremo Nº 594, de 1999, del Ministerio de Salud. (Reglamento sobre Condiciones Sanitarias y Ambientales Básicas en los Lugares de Trabajo).
• El Decreto Supremo N°44 del Ministerio del Trabajo y Previsión Social. (Establece expresamente que los empleadores deben garantizar el derecho de los trabajadores a ser informados de manera oportuna y adecuada sobre los riesgos de sus labores, las medidas preventivas y los métodos de trabajo seguro).

6.6. Plazos de conservación de datos.

La Empresa, actuando en su Rol de Responsable de datos, garantizará que los plazos de conservación de los datos tratados serán de cinco años para data a partir del término de la relación contractual del titular de datos y cinco años para archivos a partir de la fecha de carga en el sistema.

La Empresa, actuando en su Rol de Tercero mandatario o encargado, respetará en cada caso los plazos de conservación de los datos tratados establecidos por el Responsable de datos respectivo.

6.7. Licitud del tratamiento de datos

Dado el marco legal, su base de legalidad y la ley 21.719 sobre la Protección de Datos Personales, específicamente:

• Artículo 13, inciso primero, letras b) y e):
• Artículo 16, inciso primero y segundo, letras d), e) y f):
• Artículo 16 bis, inciso primero y segundo, letras d), e) y f):

Se establece que es licito el tratamiento de datos personales, comunes y sensibles, sin el consentimiento del titular.

7. Conducta de Trabajadores y Encargados en el Tratamiento de Datos Personales

Se establece que todos los trabajadores y encargados que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán observar estrictamente los principios establecidos en esta política.

El incumplimiento de estas obligaciones será considerado una falta y dará lugar a sanciones disciplinarias internas, que pueden incluir amonestaciones, suspensión o término de contrato, según la gravedad del hecho. Sin perjuicio de lo anterior, los responsables podrán ser objeto de acciones legales y sanciones administrativas por parte de la Agencia de Protección de Datos Personales, conforme a lo dispuesto en la Ley N° 21.179.

8. Transferencias Internacionales de Datos

En caso de transferencias de datos personales fuera de Chile, se garantizará que el país receptor cuente con un nivel adecuado de protección, o que existan cláusulas contractuales y garantías reconocidas por la Agencia de Protección de Datos Personales.

9. Colaboración con la Agencia de Protección de Datos Personales

Se declara la plena disposición a colaborar con la Agencia de Protección de Datos Personales en el ejercicio de sus funciones de fiscalización, supervisión y promoción de buenas prácticas en el tratamiento de datos personales.

En caso de incidentes de seguridad, se notificará a la Agencia y a los titulares afectados dentro de las 72 horas siguientes a su detección, informando:

• Naturaleza del incidente.
• Datos comprometidos.
• Medidas adoptadas.
• Riesgos asociados.